De los documentos redactados en una empresa, los más conocidos son: las cartas, los correos electrónicos, las circulares y los informes.
Para escribirlos correctamente debemos conocer la función de cada uno de ellos.
Hoy vamos a hablar de las cartas. Ellas están destinadas al público externo y sirven de tarjeta de visitas de la empresa, ya que llevan la imagen de ella a los clientes, proveedores, autoridades, etc.
Diferente de la correspondencia personal, la carta comercial no debe estar escrita nunca a mano y debe tener una buena presentación, enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía o tachones, puede provocar una idea equivocada sobre la empresa.
Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación. La objetividad es otro punto importante. Cuanto más breve, sencillo y claro sean los mensajes, más rápido y fácilmente serán entendidos.
El papel siempre debe ser de buena calidad, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web, si la tienen.
El tipo de letra a utilizar debe ser de un tamaño adecuado y la fuente debe ser clara y legible, evitando utilizar fuentes “bonitas” que tenemos en nuestro ordenador. No se recomienda utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas.
No debemos perder tiempo en la introducción de las cartas, así que no es necesario que haya una frase sólo para eso. Los saludos deben ser, de preferencia: Señor(a) cuando se escribe a una persona o Señores(as) cuando se escribe a una sociedad. En señal de deferencia y respecto usamos Distinguidos o Estimados señores y Estimado señor…, cuando se escribe a una persona con la cual se tiene una cierta amistad.
Esas fórmulas son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que nos dirigimos, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título.
En el cuerpo de la carta expondremos el motivo de ella, de forma clara y sencilla. Expondremos los puntos fundamentales, objetivo por lo cual se la escribe (reclamación de un pago, realización de un pedido, solicitaciones, agradecimientos, etc.). En caso de que sean varios los asuntos tratados, se escribirá cada uno de ellos en párrafos separados.
Y en la medida de lo posible “justifique” los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.
El pie es la despedida y cierre de la carta. Debemos utilizar una fórmula de cortesía acorde con la utilizada en la cabecera de la carta. Evite utilizar formas obsoletas, podemos utilizar expresiones de este tipo: En espera de sus gratas noticias, Les saludamos atentamente, Atentos saludos, Cordiales saludos, Atentamente, Atentamente les saludan, Se despide atentamente…, Un saludo…, etc.
No se olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esa fórmula deben ir su nombre y firma.
Algunos consejos finales:
1. Evite faltas de ortografía.
2. Escriba las cartas por una sola cara del papel.
3. Si escribe varias hojas, no se olvide de numerarlas.
4. Inserte una línea en blanco entre los párrafos.
5. Inserte tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.
6. La firma debe ser manual. Rúbrica de puño y letra (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida).
7. Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea necesario.
Por Paula Pilastri
Fuente: http://www.protocolo.org y Manual de correspondencia del Mercosur de Manuela M. Rodriguez
